Termos de uso e política de privacidade

Versão vigente desde 30/09/2026.

1. Quem somos

O Otten ERP é um sistema de gestão empresarial oferecido pela internet (software como serviço) pela OTTEN SERVICOS E SOLUCOES INTELIGENTES LTDA, CNPJ 40.092.920/0001-00, com sede em R RIO GRANDE DO NORTE, 1505 APT 203 - SANTA MARIA, UBERABA/MG, CEP 38.050-440 (“Otten”, “nós”). Contato: OTTENSERVLOG@GMAIL.COM | (34) 3292-7887 / (34) 9834-4464.

2. Aceitação

Ao criar uma conta ou usar o Otten ERP, a empresa contratante (“Cliente”), por meio do seu representante, declara que leu e aceita estes Termos, a Política de Privacidade e o Contrato de Prestação de Serviços. O aceite eletrônico tem validade jurídica (Código Civil, art. 107, e Lei nº 14.063/2020). Quem não concordar não deve usar o sistema.

3. Cadastro, usuários e senhas

Quem faz o cadastro declara ter poderes para contratar em nome do Cliente e garante que os dados informados são verdadeiros e atualizados. O Cliente define quem são os seus usuários e quais permissões cada um tem, e responde pelo que eles fazem no sistema. Login e senha são pessoais e intransferíveis. Suspeita de uso indevido deve ser comunicada imediatamente a OTTENSERVLOG@GMAIL.COM.

4. Planos, pagamento e cancelamento

Os módulos disponíveis, os valores e a periodicidade de cobrança são os do plano contratado, informados antes da contratação. A falta de pagamento pode levar à suspensão do acesso após aviso. O Cliente pode cancelar a qualquer momento pelo painel ou pelos canais de contato; o cancelamento vale a partir do ciclo seguinte, salvo regra diferente no plano ou no contrato. Quando houver relação de consumo, ficam garantidos os direitos do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), inclusive o direito de arrependimento de 7 dias (art. 49).

5. Uso permitido

É proibido usar o Otten ERP para:

• praticar atos ilícitos, fraudes, sonegação ou lavagem de dinheiro;
• inserir dados de terceiros sem base legal ou conteúdo que viole direitos;
• testar, explorar ou contornar mecanismos de segurança, ou acessar dados de outros clientes;
• copiar, revender, sublicenciar ou fazer engenharia reversa do sistema;
• sobrecarregar o serviço com acessos automatizados não autorizados.

O descumprimento permite a suspensão imediata do acesso, sem prejuízo das medidas legais cabíveis.

6. Responsabilidade fiscal, contábil e trabalhista

O Otten ERP é uma ferramenta. A emissão de notas fiscais, a escrituração, a apuração de tributos, as obrigações acessórias e trabalhistas (como eSocial) e a parametrização tributária são de responsabilidade do Cliente e do seu contador. O sistema segue os leiautes oficiais, mas não valida o mérito das informações nem substitui a atuação contábil, fiscal ou jurídica. Sugestões automáticas (inclusive por inteligência artificial) são apoio e devem ser conferidas antes do uso.

7. Guarda de documentos fiscais

O Cliente deve conservar seus livros, documentos fiscais e arquivos digitais pelo prazo legal (Código Tributário Nacional, art. 195, parágrafo único, e legislação específica). O armazenamento oferecido pelo sistema é operacional e não substitui essa obrigação. O Cliente pode exportar seus documentos e dados a qualquer momento enquanto o contrato estiver ativo.

8. Certificado digital

Quando o Cliente cadastra seu certificado digital ICP-Brasil (Medida Provisória nº 2.200-2/2001), ele fica armazenado criptografado e é usado somente nas operações solicitadas pelo Cliente, como emissão de documentos fiscais, consultas a órgãos públicos e integrações bancárias. O Cliente pode removê-lo a qualquer momento.

9. Integrações com órgãos públicos e terceiros

O Otten ERP se conecta a serviços de terceiros, como Secretarias da Fazenda, prefeituras, Receita Federal/Serpro, Senatran/Serpro, ANTT, eSocial, gov.br, instituições financeiras e meios de pagamento. Esses serviços seguem as regras e a disponibilidade dos seus próprios responsáveis. Não respondemos por indisponibilidades, mudanças ou erros desses serviços, mas trabalharemos para restabelecer a integração o quanto antes.

10. Integrações bancárias e de pagamento

O Cliente pode conectar contas que mantém em bancos e instituições de pagamento (por exemplo, BTG Pactual, Sicoob, Banco do Brasil, Mercado Pago e PagBank) para consultar saldo e extrato, receber boletos registrados contra o seu CNPJ (DDA), emitir cobranças e iniciar pagamentos. Nessas integrações:

• a autorização é dada pelo próprio Cliente, no ambiente oficial da instituição. Nunca pedimos nem armazenamos a senha do banco;
• os dados bancários são obtidos com o consentimento expresso do Cliente, nos termos da Lei Complementar nº 105/2001 (art. 1º, § 3º, V);
• tokens e chaves de acesso ficam criptografados e o Cliente pode desconectar a integração a qualquer momento, no Otten ERP ou na instituição;
• pagamentos só são enviados por ação de um usuário do Cliente com permissão para isso, e seguem as regras de aprovação da própria instituição;
• o Cliente é responsável por conferir favorecido, valor e data antes de confirmar um pagamento;
• a Otten não é instituição financeira nem de pagamento, não guarda nem movimenta recursos do Cliente: quem executa transferências, pagamentos e cobranças é a instituição contratada pelo Cliente, conforme o contrato entre eles.

11. Dados e privacidade

O tratamento de dados pessoais segue a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) e está descrito na Política de Privacidade. Em resumo: nos dados que o Cliente insere sobre seus próprios clientes, fornecedores e empregados, o Cliente é o controlador e a Otten atua como operadora, seguindo as instruções do Cliente. Nos dados de cadastro, faturamento e acesso ao Otten ERP, a Otten é a controladora.

12. Disponibilidade e suporte

Trabalhamos para manter o serviço disponível de forma contínua, com backups e monitoramento, mas podem ocorrer interrupções para manutenção, por falhas de terceiros ou por caso fortuito e força maior (Código Civil, art. 393). Manutenções programadas serão avisadas com antecedência sempre que possível. O suporte segue o nível do plano contratado.

13. Limitação de responsabilidade

A Otten responde pelos danos que causar na prestação do serviço, nos limites da lei. Não responde por decisões tomadas com base em dados informados pelo Cliente, por uso indevido de senhas pelo Cliente ou seus usuários, nem por falhas de serviços de terceiros listados nos itens 9 e 10. Nas relações entre empresas, a responsabilidade da Otten fica limitada ao valor pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao fato, exceto em caso de dolo ou culpa grave. Essa limitação não se aplica quando houver relação de consumo.

14. Propriedade intelectual

O software, o código, o layout e as marcas do Otten ERP pertencem à Otten e são protegidos pelas Leis nº 9.609/1998 (software), nº 9.610/1998 (direitos autorais) e nº 9.279/1996 (propriedade industrial). A contratação dá ao Cliente apenas o direito de uso durante a vigência. Os dados inseridos pelo Cliente continuam sendo do Cliente.

15. Encerramento e devolução dos dados

Encerrado o contrato, o Cliente terá 30 dias para exportar seus dados. Depois disso, os dados serão eliminados ou anonimizados, exceto os que precisarmos manter por obrigação legal ou para exercício de direitos (LGPD, art. 16). Registros de acesso são guardados por 6 meses, conforme o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014, art. 15).

16. Alterações destes Termos

Podemos atualizar estes Termos. Mudanças relevantes serão avisadas no painel ou por e-mail com pelo menos 15 dias de antecedência. Se o Cliente não concordar, pode cancelar sem multa antes da nova versão entrar em vigor.

17. Lei aplicável e foro

Estes Termos seguem as leis brasileiras. Fica eleito o foro da Comarca de UBERABA/MG para resolver controvérsias, exceto quando houver relação de consumo, caso em que vale o foro do domicílio do consumidor (CDC, art. 101, I).

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Responsável: OTTEN SERVICOS E SOLUCOES INTELIGENTES LTDA (CNPJ 40.092.920/0001-00).

Versão vigente desde 08/10/2026.

Esta política explica como o Otten ERP trata dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – LGPD), o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014 e Decreto nº 8.771/2016) e as normas da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

1. Quem trata os dados

OTTEN SERVICOS E SOLUCOES INTELIGENTES LTDA, CNPJ 40.092.920/0001-00, com sede em R RIO GRANDE DO NORTE, 1505 APT 203 - SANTA MARIA, UBERABA/MG, CEP 38.050-440 (“Otten”). A Otten tem dois papéis, conforme o tipo de dado:

• Controladora (LGPD, art. 5º, VI): dos dados de cadastro, contratação, faturamento, suporte e acesso ao sistema dos clientes e seus usuários, e dos visitantes do site.
• Operadora (LGPD, arts. 5º, VII, e 39): dos dados que cada empresa cliente insere no sistema sobre os seus próprios clientes, fornecedores, empregados e demais pessoas. Nesses casos, a empresa cliente é a controladora e decide como os dados são usados; a Otten trata esses dados apenas para prestar o serviço, conforme as instruções do cliente. Pedidos dos titulares sobre esses dados devem ser feitos à empresa cliente, e a Otten a ajudará a responder.

2. Canal de atendimento e encarregado

Dúvidas, pedidos de titulares e comunicações da ANPD devem ser enviados para OTTENSERVLOG@GMAIL.COM ou pelos telefones (34) 3292-7887 / (34) 9834-4464. Este é o canal do encarregado pelo tratamento de dados pessoais (LGPD, art. 41, e Resolução CD/ANPD nº 18/2024). Respondemos em até 15 dias (LGPD, art. 19, II).

3. Dados que tratamos e para quê

O Otten ERP é voltado a empresas e não se destina a menores de 18 anos. Dados sensíveis (art. 5º, II), como os de saúde ocupacional exigidos pelo eSocial, só são tratados quando o cliente os insere para cumprir obrigação legal ou regulatória (art. 11, II, “a”), com acesso restrito por permissão.

Consultas à Senatran. A consulta de dados de condutores e de veículos nas bases da Senatran só é feita com o consentimento do titular dos dados, dado e registrado na plataforma de gestão de consentimento da própria Senatran, e somente enquanto esse consentimento estiver válido. O titular pode revogá-lo a qualquer momento, pela mesma plataforma ou pelo nosso canal de privacidade. Os dados obtidos são usados apenas para a finalidade informada acima, pelo cliente que solicitou a consulta; não são vendidos, não são cedidos a terceiros e não são usados para formar cadastros para outras finalidades. Cada consulta fica registrada, com data, hora e usuário que a fez.

4. Com quem compartilhamos

Não vendemos dados pessoais. Compartilhamos apenas o necessário com:

• Provedores de infraestrutura: hospedagem em servidores, backup e envio de e-mails;
• Órgãos públicos, quando o cliente usa as integrações (Secretarias da Fazenda, prefeituras, Receita Federal/Serpro, Senatran/Serpro, ANTT, eSocial, gov.br) ou por determinação legal ou judicial;
• Instituições financeiras e de pagamento que o cliente conectar (como BTG Pactual, Sicoob, Banco do Brasil, Mercado Pago e PagBank), e o meio de pagamento usado na cobrança da assinatura;
• Provedores de inteligência artificial (como Anthropic e OpenAI), somente nos recursos de IA acionados pelo usuário, com o mínimo de dados necessário. Pelos termos contratuais desses provedores, os dados enviados por API não são usados para treinar seus modelos.

Esses parceiros só podem usar os dados para a finalidade contratada e devem adotar medidas de segurança compatíveis.

5. Transferência internacional

Alguns provedores, como os de inteligência artificial e de e-mail, podem processar dados fora do Brasil. Nesses casos, a transferência segue o art. 33 da LGPD e a Resolução CD/ANPD nº 19/2024, com garantias contratuais de proteção, e se limita ao necessário para o recurso utilizado.

6. Segurança

Adotamos medidas técnicas e administrativas proporcionais ao risco (LGPD, arts. 46 a 49), entre elas: conexão criptografada (HTTPS), criptografia de senhas, tokens, chaves de integração e certificados digitais armazenados, separação dos dados de cada empresa cliente, controle de acesso por perfil e permissão, registros de auditoria, backups e monitoramento. Nunca pedimos nem armazenamos senhas de bancos: as integrações bancárias usam a autorização oficial da própria instituição.

7. Incidentes de segurança

Se ocorrer um incidente que possa causar risco ou dano relevante aos titulares, comunicaremos a ANPD e os titulares afetados em até 3 dias úteis, na forma do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024. Quando o incidente envolver dados de que o cliente é controlador, avisaremos o cliente sem demora, com as informações necessárias para que ele cumpra suas obrigações.

8. Por quanto tempo guardamos

• Dados de conta e contratação: durante o contrato e por até 5 anos depois, para cumprir obrigações legais e defender direitos (Código Civil, art. 206, e LGPD, art. 16);
• Registros de acesso ao sistema: 6 meses (Marco Civil da Internet, art. 15);
• Documentos fiscais da assinatura: pelo prazo da legislação tributária (CTN, arts. 173 e 195);
• Dados inseridos pelo cliente: durante o contrato e por 30 dias após o encerramento, para exportação. Depois disso são eliminados ou anonimizados, salvo obrigação legal.

9. Direitos do titular

Pelo art. 18 da LGPD, você pode pedir, a qualquer momento e gratuitamente:

• confirmação de que tratamos seus dados e acesso a eles;
• correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com a lei;
• portabilidade dos dados a outro fornecedor;
• eliminação dos dados tratados com base no consentimento, e revogação desse consentimento;
• informação sobre com quem compartilhamos seus dados;
• informação sobre a possibilidade de não consentir e suas consequências;
• revisão de decisões tomadas apenas com base em tratamento automatizado (art. 20);
• oposição a tratamento feito em desacordo com a lei.

Para exercer esses direitos, escreva para OTTENSERVLOG@GMAIL.COM. Podemos pedir informações para confirmar sua identidade. Você também pode apresentar reclamação à ANPD (www.gov.br/anpd).

10. Cookies

Usamos cookies necessários para manter o login, proteger formulários e lembrar preferências. Sem eles o sistema não funciona. Não usamos cookies de publicidade. Você pode apagar os cookies pelo seu navegador.

11. Alterações desta política

Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no serviço ou na lei. Mudanças relevantes serão avisadas no painel ou por e-mail. A data da versão vigente fica sempre no topo desta página.

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Controladora: OTTEN SERVICOS E SOLUCOES INTELIGENTES LTDA (CNPJ 40.092.920/0001-00). Canal de privacidade: OTTENSERVLOG@GMAIL.COM.